Helmholtz Zentrum für Umweltforschung
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Das UFZ hat Ende 2020 für die Ablösung eines „eigenentwickelten Workflowsystems“ die Allisa-Plattform für die Digitalisierung aller internen administrativen Prozesse eingeführt. Das Projekt wurde während Corona komplett remote ohne ein einziges persönliches Treffen und ohne Zeitverzögerung durchgeführt. Seitdem nutzt das UFZ die Lösung im eigenen Rechenzentrum und konfiguriert alles selbst: neue Prozesse und Anbindung an Drittsysteme wie z. B. SAP mittels Adaptern.
Einfache Konfiguration
Der Prozess wurde vollständig mit der patentierten Regelwerk-Engine (SONAL®) konfiguriert, inklusive aller Prozess-Regeln und Web-Formulare.
- Keine Programmierung
- Einfach änderbar und erweiterbar
- Qualitätssicherung via Versionierung und Prozess-Simulation
Gesamte Prozesssteuerung
Der gesamte Prozess, angefangen bei der Auftragsdatenerfassung bis hin zur Verarbeitung, wird durch die Allisa Software gesteuert. Keine Papiernotizen und keine Excel-Tabellen.
- Auftragsdatenerfassung
- Material-Kommissionierung & Montage
- Qualitätssicherung
Protokollierung der Aktionen
Jeder Prozessschritt und jedes erzeugte Artefakt (Datensatz, E-Mail oder Dokument) wird dokumentiert und ist somit stets nachvollziehbar.
- Vollständige Nachweishistorie
- Sicherung der Prozessartefakte
- Nachvollziehbarer Prozessverlauf
Das Szenario
Das UFZ hat nach dem Go-Live bisher ca. 50 Prozesse und fast ebenso viele Schnittstellen/Adapter selbst umgesetzt.
Ein besonderes Highlight ist, dass das System zum ersten Abnahmetermin zu 100 % fehlerfrei in „Time- und Budget“ zur Verfügung stand. Seit nunmehr fast 5 Jahren ist das System störungsfrei in Betrieb bei einem marginalen Supportaufwand von weniger als einem einzigen Supporttag seitens Allisa pro Jahr.
Beim UFZ kümmert sich dabei ein kleines Team von internen Mitarbeitern als sogenannte „Allisa Experts“ um die stetige Erweiterung des Systems.
Aus dem Projekt...
Umsetzung
Zwei Prozesse wurden als Abnahmekriterium umgesetzt, einschließlich Kundenschulungen. Nach der Übergabe konnte der Kunde die Lösung vollständig eigenständig betreiben und erweitern. Die Realisierung der beiden Prozesse selbst wurde pauschal mit 22 Stunden veranschlagt.
Aufwand & Kosten
Für das Kernsystem musste keine einzige Zeile Quellcode neu geschrieben werden. Lediglich ein individuelles Dashboard wurde innerhalb von zwei Tagen entwickelt. Das von der Firma Allisa abgerechnete Projekt- und notwendige gesamte initiale Dienstleistungsvolumen betrug weniger als 10 Tage. Nach dem Go-Live zum ersten geplanten Termin wurden zusätzliche Dienstleistungen beauftragt und die Lizenzen auf 1.750 End-User erweitert.
Alternativen
Als Alternative hätte der Kunde auch eine andere Low-Code-Plattform wählen können. Ob damit die identischen Ziele so effizient erreicht worden wären wie mit unserer Lösung, bleibt jedoch fraglich.
